Want terwijl u druk bezig bent alle acties te richten op veranderende financiering, ziet u een andere ontwikkeling mogelijk over het hoofd... Die ook  invloed kan hebben op de richting van uw organisatie. Zoals demografische, technologische en politieke ontwikkelingen. Het is dus belangrijk dat u vooruitblikt en met een breed perspectief kijkt naar de omgeving van de organisatie. Vijf of, liever nog, tien jaar. Hoe u dat doet? Scenarioplanning is een goede methode. 

Wat is scenarioplanning? 
Scenarioplanning is een planmatige verkenning van de toekomst en de gevolgen voor uw eigen organisatie. Met scenarioplanning zet u externe ontwikkelingen en trends om in toekomstscenario’s voor uw organisatie. U schat de impact in en beschrijft hoe uw organisatie hierop tijdig anticipeert in een ‘script’ ofwel scenario.  

Waar gaat de markt naartoe (en bent u daar klaar voor)?
Royal Dutch Shell paste voor de oliecrisis in 1973 als eerste bedrijf scenarioplanning toe. Shell stelde een aantal scenario’s vast. Zoals: het scenario waarbij sprake was van kartelvorming door de olieproducerende landen. Toen de oliecrisis uitbrak, kon Shell snel en adequaat reageren. Want het had al scenario’s over fluctuerende olieprijzen. Shell past scenarioplanning nu ook weer toe bij de energietransitie. Waar gaat de markt naartoe? Wat vraagt de omgeving? En zijn onze organisatie en medewerkers daarop berekend? Met scenarioplanning verkent u de toekomst. U weet beter wat er mogelijk op u afkomt. Daardoor kunt u beter keuzes maken. U kunt tijdig bijsturen en eventueel uw strategie aanpassen. 

5 tips voor zorgorganisaties
We begeleiden eerstelijnszorgorganisaties bij scenarioplanning. In werksessies met stakeholders bespreken en beschrijven we de belangrijkste trends en ontwikkelingen, vanuit een breed perspectief. Daarna bepalen we samen welke ontwikkelingen waarschijnlijk de meeste impact krijgen. Op basis hiervan selecteren we maximaal vier toekomstscenario’s. Het fijne van begeleiding door een externe adviseur is, dat u kunt meedoen aan de inhoudelijke discussie. Ook voorkomt het dat u verzandt in een inhoudelijke discussie en er uiteindelijk toch niet uitkomt. Natuurlijk, elk proces verloopt anders. Maar er zijn ook algemene adviezen te geven over scenarioplanning. Ik noem er vijf: 

1.    Betrek de belangrijkste stakeholders bij het gehele proces. 
Bij scenarioplanning is het belangrijk dat u vanuit zoveel mogelijk gezichtspunten kijkt naar mogelijke ontwikkelingen en trends. Dat geeft u de meeste informatie. Betrek daarom uw belangrijkste stakeholders bij het proces. Zoals de Raad van Toezicht, verzekeraars, eigen medewerkers en, niet te vergeten, patiënten. Zo krijgt u een breed beeld van wat er speelt. Ieders perspectief wordt erkend en iedereen wordt eigenaar van het proces en de inhoud. Het betrekken van uw stakeholders komt daardoor een gedragen visualisatie van scenario’s ten goede.  

2.    Houd alle stakeholders actief op de hoogte van proces en inhoudelijke uitkomsten.
Door iedereen continu te informeren over de voortgang creëert u verbinding. Bovendien laat u uw waardering blijken voor hun input. U kunt alle stakeholders persoonlijk informeren, maar bijvoorbeeld ook via een digitaal magazine. 

3.    Neem in werksessies de tijd voor ieders inbreng en verkenning.
En minstens zo belangrijk: doe dit met een open mind. Zorg dat u toekomstige ontwikkelingen goed in beeld krijgt, zowel de positieve als de negatieve. En zowel disruptieve ontwikkelingen als ontwikkelingen met minder impact. Doe dit grondig, want op basis van  deze informatie formuleert u de uiteindelijke scenario’s. 

4.    Maak geen actieplan, maar een echte toekomstverkenning. 
Natuurlijk maakt u een actieplan. Maar blijf niet steken in kortetermijndenken. Bij scenarioplanning analyseert u de ontwikkelingen over een tijdsspanne van 5 tot zelfs 10 jaar. Dit betekent dat u de ontwikkelingen in de macro-omgeving beschrijft: de factoren waar uw organisatie geen invloed op kan uitoefenen. 

5.    Maak na het beschrijven van scenario’s het proces verder af.
Welke strategische gevolgen zijn er voor de organisatie? Welke keuzes moeten worden gemaakt? En wanneer is een volgend ijkmoment nodig? Kortom: het is belangrijk dat uw organisatie een bepaalde kant op beweegt. En dat u acties uitzet. Zoals het bijscholen van professionals, het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten. Een goede aansturing daarvan is vanzelfsprekend heel belangrijk. 

Niemand weet wat de toekomst precies brengt. Toch kunt u  zich  voorbereiden door een aantal toekomstverkenningen uit te werken. Met scenarioplanning stuurt u alvast de goede kant op.

Marie-Fleur Lobry

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden van scenarioplanning? 

Neem contact op met Marie-Fleur Lobry

Neem contact op met Monica van Papendrecht